بررسی ویژگی‌های کلیدی یک BPMS حرفه‌ای

آیا تا به حال برایتان پیش آمده باشد که یک فرآیند ساده سازمانی، به دلیل پیچیدگی مراحل و وابستگی‌های بین واحدها، ساعت‌ها به درازا بکشد؟ کندی گردش کار و سردرگمی کارمندان از نشانه‌هایی‌ست که اغلب حاکی از نبود یک چارچوب مدیریتی منسجم است. استفاده از یک سامانه‌ی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) می‌تواند مانند یک نقشه‌ی راه دقیق عمل کرده و این گره‌ها را باز کند. برای مثال، نرم افزار BPMS شرکت bpms.rayvarz.com یکی از سامانه‌های مطرح ایرانی در این حوزه محسوب می‌شود که با طراحی کاربرپسند و امکانات پیشرفته، امکان تسریع اجرای فرآیندها و نظارت یکپارچه بر آن‌ها را فراهم می‌سازد. این ابزار با گردآوری و سامان‌دهی مراحل اجرایی، دیدی شفاف از جریان کارها ارائه می‌کند و سازمان را در مسیر بهینه‌سازی مداوم فرایندها همراهی می‌نماید.

ضرورت استفاده از BPMS در سازمان‌ها

سامانه‌های BPMS در حقیقت بسترهایی نرم‌افزاری هستند که وظیفه‌ی مدلسازی، مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار را بر عهده دارند. به عبارت دقیق‌تر، BPMS ترکیبی از ابزارهای تخصصی برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی است . چنین قابلیتی باعث می‌شود که فرآیندها به صورت گرافیکی طراحی شوند و پس از اجرای خودکار، امکان پایش و تحلیل مستمر آن‌ها فراهم گردد. در عمل، بهره‌گیری از یک BPMS حرفه‌ای به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مراحل فرایندهای داخلی را یکجا در نظر بگیرند و با دیدی سیستمی بر عملکرد آن‌ها نظارت کنند. به‌عنوان مثال، بسیاری از BPMSها امکان ایجاد فضای یکپارچه بین سیستم‌های سازمانی مانند ERP و CRM را فراهم می‌کنند. این یکپارچگی موجب می‌شود داده‌ها بدون گسست از یک سامانه به سامانه‌ای دیگر منتقل شوند و در نهایت سرعت و دقت عملیات سازمانی افزایش یابد. به طور خلاصه، یک سامانه‌ی BPMS با خودکارسازی کارها و شفافیت‌بخشی به فرآیندها، ابزار مناسبی برای افزایش بهره‌وری و نظم بخشیدن به فعالیت‌های کسب‌وکار فراهم می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی یک سامانه BPMS حرفه‌ای

سامانه‌های BPM حرفه‌ای معمولاً مجموعه‌ای از امکانات تخصصی را در خود جای می‌دهند. بر اساس منابع مختلف، ویژگی‌های اصلی یک BPMS خوب شامل مواردی چون مدلسازی بدون نیاز به برنامه‌نویسی (Low-code)، قابلیت‌های یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها، امنیت پیشرفته، داشبوردهای گزارش‌گیری و اتوماسیون هوشمند فرآیندهاست. در ادامه برخی از این ویژگی‌های کلیدی را بررسی می‌کنیم.

طراحی و مدل‌سازی گرافیکی فرآیندها

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک BPMS حرفه‌ای، ابزارهای گرافیکی و بصری برای طراحی و مدل‌سازی فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی پیچیده است. با نمایش مرحله به مرحله‌ی فرایندها در قالب نمودارهای جریان کار یا نمودارهای BPMN، امکان ترسیم و اصلاح سریع فرایندهای سازمانی فراهم می‌شود. این قابلیت باعث می‌شود کارشناسان فنی و غیر فنی با سهولت و سرعت بیشتری طرح اولیه‌ی گردش کار را ایجاد کنند. همچنین توانایی کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) اجزاء فرایندی به مدل، فرایند ساخت فرم‌ها و تعیین مسیرهای کاری را بسیار ساده می‌کند (به عنوان مثال، فرم‌سازهای دیداری و مدل‌سازهای فرآیندی در بسیاری از BPMSها وجود دارد). نتایج تحقیقات نشان می‌دهد ابزارهای مدلسازی Low-code/Nocode اهمیت بسزایی دارند، زیرا تجربه کاربری تیم‌ها را تسهیل کرده و وابستگی به برنامه‌نویسان را کاهش می‌دهند.

اتوماسیون هوشمند و مدیریت وظایف

پس از طراحی، مرحله‌ی بعدی در BPMS اجرای خودکار فرآیندهاست. یک سیستم BPMS حرفه‌ای می‌تواند مراحل تعریف‌شده‌ی یک فرآیند را به طور خودکار اجرا کند و برای هر فعالیت، کارها را به صورت هوشمند به افراد مناسب تخصیص دهد . به عنوان مثال، می‌توان قوانین مشخص کرد که در پایان هر مرحله، مسئول جدید به طور خودکار تعیین شده و کار جدید برای او نمایان شود. این اتوماسیون موجب کاهش اشتباهات انسانی و افزایش سرعت اجرا می‌شود. همچنین امکان مدیریت و رهگیری وظایف در BPMS وجود دارد؛ برای نمونه می‌توان وضعیت هر کار ارجاع‌شده را در زمان واقعی مشاهده کرد و پیگیری کرد که کدام تیم یا کارمند در چه مرحله‌ای از وظیفه خود قرار دارد. چنین قابلیتی هماهنگی میان واحدهای مختلف را تسهیل می‌کند و باعث می‌شود تا هیچ‌کدام از گام‌های فرآیند از قلم نیفتد.

یکپارچگی با سیستم‌های دیگر

در دنیای کسب‌وکار امروز، تقریباً هیچ سامانه‌ای به‌صورت مستقل کار نمی‌کند. یک BPMS حرفه‌ای باید قابلیت یکپارچه‌سازی با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی را داشته باشد تا داده‌ها و اطلاعات میان سامانه‌ها به سادگی جریان یابد. برای مثال، بسیاری از BPMSها امکان اتصال (Integration) با سیستم‌های حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و ERP را دارا هستند . ایجاد این پل ارتباطی، مانع از نیاز به ورود دستی اطلاعات در چند نرم‌افزار مختلف می‌شود و به‌کارگیری یک موتور قوانین کسب‌وکار مرکزی در BPMS، می‌تواند اتصالات موثری را میان کارتابل‌ها و پایگاه داده‌های سازمانی ایجاد کند. به‌عنوان نمونه، نرم افزار BPMS رایورز هم بر ارتباط یکپارچه میان فرآیندها و سیستم‌های داخلی و خارجی تأکید دارد. در نتیجه یکپارچگی نرم‌افزاری، فرایندها سریع‌تر و هماهنگ‌تر اجرا می‌شوند و کیفیت خدمات به مشتریان داخلی و خارجی بهبود می‌یابد.

گزارش‌دهی و پایش پیشرفته

یکی از ویژگی‌های بارز یک سامانه‌ی BPMS کارآمد، داشبوردها و گزارش‌های تحلیلی پیشرفته است که مدیران را در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک همراهی می‌کند. این سیستم‌ها معمولاً امکان گزارش‌گیری بلادرنگ (real-time reporting) و ارائه‌ی انواع نمودارهای چندمعیاره را فراهم می‌سازند. به کمک این ابزارها می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) هر فرآیند را رصد کرد، گلوگاه‌ها را شناسایی نمود و روند کلی کارها را تحلیل کرد. همان‌طور که یک منبع آموزشی اشاره می‌کند، یک گزارش‌ساز قدرتمند در BPMS می‌تواند گزارش‌ها را در محیط وب و موبایل نمایش دهد و روند اجرای فرایندها را به صورت تصویری رهگیری کند. شفافیت اطلاعاتی به تیم‌های کاری کمک می‌کند تا به موقع از هرگونه تاخیر یا مشکل آگاه شده و اقدامات اصلاحی انجام دهند. بدین‌ترتیب، قابلیت گزارش‌گیری پیشرفته باعث ارتقای مستمر فرآیندها و بهبود بهره‌وری سازمان می‌شود.

امنیت و کنترل دسترسی

با افزایش میزان اتوماسیون و یکپارچگی داده‌ها، ملاحظات امنیتی اهمیت ویژه‌ای می‌یابند. یک BPMS حرفه‌ای باید از مکانیسم‌های امنیتی قوی برای محافظت از اطلاعات کسب‌وکار بهره ببرد. ویژگی‌هایی نظیر احراز هویت دومرحله‌ای (۲FA)، رمزنگاری داده‌ها و مدیریت نقش‌ها (Role-Based Access) معمولاً در این سامانه‌ها دیده می‌شود. برای مثال، سامانه‌ی BPMS رایورز استانداردهای OWASP را رعایت کرده و امکان استفاده از توکن‌ها و گواهی‌های دیجیتال را فراهم می‌کند . چنین تدابیر امنیتی، اطمینان می‌دهند که حتی در صورت دسترسی غیرمجاز، اطلاعات حساس سازمان از دست نرود و فرایندها به شکل مطمئنی ادامه یابند. کنترل دقیق سطوح دسترسی کاربران نیز از دیگر کارآمدی‌های امنیتی است؛ به طوری که مدیران می‌توانند تعیین کنند کدام نقش‌ها به کدام اطلاعات یا مراحل فرایند دسترسی داشته باشند تا خطر خطا یا سو استفاده کاهش یابد.

تجربه کاربری و دسترسی موبایل

رابط کاربری جذاب و کاربرپسند، یکی از کلیدهای موفقیت هر نرم افزار BPMS است. وجود داشبوردها و فرم‌های وبی زیبا و ساده باعث می‌شود کاربران مختلف (چه فنی و چه غیر فنی) بتوانند به سادگی وظایف خود را مشاهده و اجرا کنند. علاوه بر این، پشتیبانی از دسترسی موبایل به سازمان‌ها انعطاف بیشتری می‌دهد. اغلب BPMSهای مدرن، نسخه موبایل یا اپلیکیشن دارند تا کاربران حتی در خارج از دفتر نیز بتوانند جریان کار را ادامه دهند. به عنوان نمونه، یکی از منابع معتبر بر اهمیت «دسترسی موبایل» در BPMS تأکید کرده است که بهبود زمان پاسخ‌دهی و افزایش چابکی را به دنبال دارد. تجربه کاربری مناسب، موجب رضایت بیشتر تیم‌ها و تسریع در فرایندها می‌شود و به نیروهای اداری امکان می‌دهد از هر مکان و زمانی، در فرآیندهای کلیدی مشارکت کنند.

سوالات متداول

نرم افزار BPMS چیست و چه کاربردهایی دارد؟

BPMS مخفف عبارت Business Process Management System است و به نرم‌افزاری گفته می‌شود که وظیفه‌ی اتوماسیون و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار را دارد. به زبان ساده، این سامانه مجموعه‌ای از ابزارها را در اختیار سازمان قرار می‌دهد تا فرآیندها را طراحی، مدل‌سازی، اجرا و بهبود دهند . هدف اصلی این سیستم‌ها ساده‌سازی عملیات‌های روزمره، کاهش خطاها و افزایش سرعت انجام کارها با استفاده از خودکارسازی گام‌های تکراری است. کاربرد BPMS در سازمان‌ها بسیار گسترده است؛ به‌عنوان مثال از آن برای تسهیل فرایندهای گردش کار اداری، پیاده‌سازی قوانین بیزینسی پیچیده، یا هماهنگ‌سازی فرایندها بین سیستم‌های مختلف بهره می‌برند. با به‌کارگیری BPMS، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش داده و منابع انسانی را بر وظایف باارزش‌تر متمرکز کنند.

یک سامانه BPMS حرفه‌ای چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

یک سامانه‌ی BPMS حرفه‌ای باید چند قابلیت کلیدی داشته باشد. اول اینکه امکان طراحی و مدلسازی گرافیکی فرآیندها را به صورتی ساده و بصری فراهم کند تا کاربران بدون دانش فنی گسترده، بتوانند گردش کار را ترسیم کنند. دوم، قابلیت اتوماسیون کامل مراحل کار و مدیریت هوشمند وظایف بین نقش‌های سازمانی. به‌گونه‌ای که انجام مراحل تکراری به شکل خودکار انجام گیرد و وضعیت هر وظیفه در هر لحظه پیگیری شود. سوم، پشتیبانی از یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر سازمان نظیر ERP و CRM تا داده‌ها به‌راحتی بین پلتفرم‌ها جریان یابد. علاوه بر این، گزارش‌گیری بلادرنگ و داشبوردهای تحلیلی پیشرفته برای پایش لحظه‌ای فرآیندها ضروری است (مدیریت گلوگاه‌ها و تحلیل داده‌های فرایندی). بالاخره امنیت اطلاعات، رابط کاربری کاربرپسند و قابلیت دسترسی از طریق موبایل از دیگر ویژگی‌های مهم به شمار می‌روند. به عبارت خلاصه، یک BPMS حرفه‌ای باید ابزارهای مدلسازی بدون کدنویسی، اتوماسیون هوشمند، امنیت بالا، گزارش‌گیری پیشرفته و یکپارچگی قابل اطمینان را ارائه کند.

برای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS ایرانی به چه نکاتی باید توجه کرد؟

برای یافتن بهترین نرم افزار BPMS ایرانی، ابتدا باید معیارهای فنی و کاری خود را مشخص کنید. در ادامه تحقیقات، اغلب جستجوها و راهنماها پیشنهاد می‌کنند عباراتی مانند «دانلود نرم افزار BPMS» یا «بهترین نرم افزار BPMS ایرانی» را در موتورهای جستجو امتحان کنید تا با ابزارهای مختلف آشنا شوید و اگر نمونه دمو یا نسخه آزمایشی وجود دارد، آن را بررسی کنید. همچنین توجه به پشتیبانی از استانداردهای روز دنیا، امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود سازمان و سازگاری با نیازهای بومی اهمیت دارد. برای نمونه، نرم افزار BPMS رایورز با تکیه بر فناوری‌های استاندارد و در نظر گرفتن نیازهای بومی ایران طراحی شده است. در نهایت، از کارشناسان حوزه BPM مشاوره بگیرید و تحلیل کاربردی انجام دهید تا با مقایسه ویژگی‌ها و بررسی زیرساخت فنی، محصول مناسب کسب‌وکار خود را انتخاب نمایید.

اهمیت آموزش نرم افزار BPMS چیست؟

استقرار موفق یک BPMS تنها به نصب و پیکربندی فناوری خلاصه نمی‌شود؛ بلکه کاربران و مدیران سازمان باید با ابزارهای آن کاملاً آشنا شوند. آموزش نرم افزار BPMS کمک می‌کند تا کارشناسان IT و افراد فرایندگرا اصول مدل‌سازی و مدیریت فرآیندها را یاد بگیرند و بتوانند حداکثر بهره‌وری را از امکانات سیستم ببرند. برای این منظور بسیاری از تولیدکنندگان BPMS، دوره‌های آموزشی و مستندات جامعی را فراهم کرده‌اند. به عنوان مثال در مستندات مربوط به BPMS رایورز، اشاره شده است که امکان برگزاری کارگاه‌های آموزشی برای کاربران و مدیران وجود دارد تا فرآیند استقرار سریع‌تر و دقیق‌تر انجام گیرد. در نتیجه، سرمایه‌گذاری روی آموزش قبل و پس از پیاده‌سازی، باعث می‌شود زمان به‌کارگیری سیستم کاهش یابد و سازمان زودتر به اهداف خود در بهبود فرایندها دست یابد.

قیمت نرم افزار BPMS چگونه تعیین می‌شود؟

قیمت نرم‌افزارهای BPMS معمولاً براساس مدل‌های گوناگون ارزیابی می‌شود. عواملی مانند تعداد کاربران، تعداد فرآیندها یا نقش‌ها، قابلیت‌های نرم‌افزار (مثلاً پشتیبانی از موبایل یا هوش مصنوعی)، و نیازهای سفارشی‌سازی در هزینه تأثیرگذارند. برخی شرکت‌ها بسته‌های نرم‌افزاری (پلن) با امکانات مختلف ارائه می‌دهند تا سازمان‌ها بتوانند بسته متناسب با اندازه و نیاز خود را انتخاب کنند. به عنوان نمونه، در سیستم BPMS رایورز گزینه‌های متنوعی برای قیمت نرم افزار BPMS در نظر گرفته شده است تا فرایند استقرار برای سازمان‌ها اقتصادی‌تر و قابل برنامه‌ریزی باشد. بنابراین برای تخمین هزینه، بهتر است با ارائه‌دهندگان مختلف مشورت کرده و عواملی مانند هزینه‌های پیاده‌سازی و پشتیبانی را هم در نظر بگیرید تا تصمیمی آگاهانه بگیرید.