استفاده از بایگانی ریلی برای دسته بندی

اسناد و مدارک در برخی از شرکت ها و ادارات به صورت دسته بندی شده طبقه بندی و مرتب می شوند. مدارک و اسناد نباید هیچگاه گم شوند و به دست افراد غیر موجه باشد. وظیفه ی نگهداری مدارک در ادارات و شرکت ها به عهده ی مسئول بایگانی آن شرکت می باشد. گاهی اوقات میئول بایگانی از فایل ریلی و بایگانی ریلی استفاده میکند.

بایگانی ریلی نوعی تجهیز است که با استفاده از آن به راحتی می توان اسناد و مدارک شرکت را به خوبی بایگانی و نگهداری کرد. این گونه قفسه ها به راحتی باز و بسته می شوند و کاربر دسترسی کامل به تمامی برگه های موجود در آن را دارد.

دلیل استفاده از بایگانی ریلی در شرکت ها

با توجه به پیشرفت اقتصادی و سیاسی و اهمیت صرفه جویی در فضا برای بسته بندی و بایگانی لوازم، ایده ی سیستم بایگانی ریلی ابتدا توسط بنیانگذار این تجهیز آقای پرویز خادمیان در سال 1358، طراحی و ارائه شد. با توجه به کمبود فضا در شرکت ها و ادارات نگهداری کاغذ ها، پوشه ها و زونکن ها به صورت عادی کار بسیار دشواری است و فایل ریلی می تواند بهترین گزینه به عنوان سرو سامان دادن به اسناد و مدارک باشد.

بایگانی ریلی باعث صرفه جویی در وقت و فضا می شود و به راحتی می توان تعداد زیادی کاغذ، زونکن و پوشه را در آن ها به راحتی دسته بندی و طبقه نمود. یکی از مهم ترین ویژگی های اصلی این نوع دسته بندی توسط فایل ریلی دسترسی سهل و آسان به مدارک می باشد. در صورتی که فرد به کاغذ خاصی نیاز داشته باشد، و در زمان کم بخواهد به آن دسترسی پیدا کند، نیاز نیست تمامی زونکن ها را بیرون بیاورد تا به کاغذ مورد نظر خود برسد. کافیست با اشاره ای یکی از قسمت ها را بیرون کشیده و با بررسی آن بخش زونکن مورد نظر را از بایگانی ریلی بیرون بیاورد.

فایل ریلی در کجا بیشتر استفاده می شود

این تجهیزات که به منظور دسته بندی و بایگانی انواع کاغذ ها و زونکن ها طراحی شده است، به خوبی توانسته جایگزین کمد های غول پیکر بایگانی شوند. فایل بایگانی از جمله تجهیزاتی است که الزام وجود آن ها در هر اداره و شرکتی وجود دارد.

معمولا برخی از شرکت ها و ارگان های دولتی و خصوصی دارای ارباب رجوع و مراجعان بیشماری هستند. برای مثال بیمارستان ها معمولا بایگان شلوغی دارند؛ دلیل این شلوغی نیز مراجعه ی بالای بیماران است. اهمیت بایگانی در این بیمارستان ها بسیار زیاد است و در صورتی که مدارک مراجعین مفقود شود ممکن است تبعات جبران ناپذیری پیش بیاید.

بنابراین دسته بندی مدارک و اسناد مراجعین با استفاده از بایگانی ریلی به راحتی می توان این کار را انجام داد.

نحوه چیدمان این قفسه ها به منظور تشکیل بایگانی ریلی یکی دیگر از کار های مهم در جهت بهبود نحوه ی نگهداری کاغذ ها و پوشه های مراجعین بیمارستان و سایر ادارات دولتی و خصوصی است. این چیدمان می تواند تا 80 درصد تاثیر مستقیم بر روی فضای اشغال شده توسط بایگانی ریلی داشته باشد.

ساختار فایل ریلی

فایل ریلی که به منظور نگهداری اسناد و مدارک سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی از آن استفاده می شود، از و بخش مکانیزم حرکت و سازه قفسه تشکیل شده است. قیمت این قفسه ها با توجه به اندازه و ابعاد سازه کارشناسی شده و به مشتریان اعلام می گردد.

بخش های مختلفی در بایگانی ریلی تعبیه می شود و هر بخش مخصوص بایگانی و نگهداری اشیاع و موارد مختلفی است. در عمق 60 این قفسه ها زونکن ها و پوشه های آویز نگهداری می شوند. درعمق 70 بایگانی ریلی که معمولا برای بایگانی اسناد بیمارستان و پزشکی استفاده می شود، پرونده های پزشکی نگهداری می شوند.

عمق 80 سانتی متری بایگانی ریلی مخصوص نگهداری زونکن های سه گوش و مثلث و همچنین زونکن هایی است که آن ها را به شکل عمود در قفسه ها نگهداری می کنیم. بایگانی ریلی با استفاده از حذف راهرو ها به یک سیستم نگهداری اسناد مدرن مبدل شده است. همچنین یکی از مزیت های اصلی فایل ریلی عدم دسترسی افراد متفرقه به آن می باشد. این سیستم بسیار امن و مطمئن بوده و از این بابت می توان آن را از مهم ترین ویژگی های فایل ریلی دانست.

مزیت های اصلی فایل بایگانی و فایل ریلی

اصلی ترین و مهم ترین مزیت فایل بایگانی، عدم اشغال فضای کمتر به نسبت کمد های بایگانی است. در صورتی که فایل بایگانی متناسب با مکان شما طراحی شده باشد، هیچگونه فضای اضافی اشغال نخواهد شد و به راحتی می تواند فایل ها و اسناد و مدارک را در آن قرار داده و در زمان مورد نیاز از آن استفاده کنید.

سهولت در دسترسی به انواع فایل ها یکی دیگر از مزیت های این تجهیز می باشد. در صورتی که بخوهید به کاغذی موجود در یک زونکن مراجعه نمائید به راحتی می توانید به بخش آن با توجه به حرف اول نام آن فایل مراجعه کرده و به راحتی آن را پیدا کنید.

همچنین داشتن امنیت بالا در حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک یکی دیگر مزایای اصلی این نوع تجهیز می باشد. نگهداری از فایل ها در فضایی امن می تواند از مهم ترین اهداف ما برای بایگانی کردن اسناد باشد. نگهداری این اسناد در فضایی نا امن می تواند باعث دسترسی افراد متفرقه و غیر قابل اعتماد شود. این اتفاق ممکن است باعث لو رفتن اسناد و مدارک شود. فایل ریلی این دسترسی را به افراد متفرقه و غیر قابل اعتماد نمی دهند و با داشتن سیستم امنیتی مناسب از ورود افرادی که صلاحیت ندارند جلوگیری خواهد کرد. شما می توانید به راحتی تنظیمات بخش امنیت را بنابر سلیقه ی خودتان بر روی سیستم فایل ریلی تنظیم کنید و خیالتان از بابت امنیت بایگانی ریلی خودتان راحت و آسوده باشد.

از مزیت های این سیستم می توان به روشنایی بین راهرو ها نیز اشاره کرد. با توجه به بلندی کمد های فایل ریلی ممکن است اتاق بایگانی احتیاج به نور پردازی زیادی داشته باشد؛ این سیستم با استفاده از نور هالوژن در هر واحد می تواند روشنایی خوبی ایجاد نماید.

همچنین با توجه به مکانیزه بودن سیستم بایگانی ریلی بهروری نیروی انسانی تا حد قابل توجه ای افزایش می یابد و دیگر لازم نیست برای بخش بایگانی افراد زیادی با صرف زمان زیاد بخش های بایگانی را مرتب نمایند.

بایگانی ریلی هوشمند مکانیکال

این نوع از فایل های ریلی از پیشرفته ترین نمونه ی بایگانی ریلی می باشد؛ به طوری که علاوه بر مزیت جابه جایی به وسله ی نیروی برق قادر به انجام موارد مربوط به حفظ و نگهداری اسناد و مدارک نیز می باشد. این سیستم قابلیت وارد شدن به عملیات جستجو و آمارگیری در بخش اسناد و مدارک است. همچنین به این ترتیب این سیستم به راحتی می تواند زمان ورود و خروج تمامی اسناد و مدارک را در خود ذخیره کرده و به مسئول مربوطه نمایش دهد.

برخی از اطلاعات محرمانه را می تواند با استفاده از رمز گذاری در خود حفظ کند و به جز افراد خاص دسترسی به این اطلاعات را از سایر افراد سلب نماید. تعریف این قفسه های هوشمند به وسیله ی افراد مختصص صورت می گیرد. این عملیات شخصی سازی نیز یکی دیگر از مزایای فایل ریلی می باشد.

این سیستم ها علاوه بر مزایای زادی که دارند در هنگام قطعی برق نیز کاراییی خود را از دست نمی دهند و با استفاده از برق اضطراری به خوبی کار می کنند. بنابراین کارایی این دستگاه در زمان های بحرانی نیز از دست نمی رود.

نحوه ی کارکرد سیستم بایگانی ریلی

این نوع سیستم کمکی برای ذخیره سازی اسناد و مدارک در حجم و چگالی بالاست. این کمد ها با توجه به سفارش مشتری و همچنین مقدار فضایی که در اختیار دارد ساخته شده و به او تحویل داده می شود. برخی اوقات باتوجه به سفارشی سازی مشتری یک کمد به صورت ثابت قرار گرفته و سایر کمد ها به صورت متحرک ساخته می شوند.

به این ترتیب فضای بین کمد ها که به شکل راهرو ساخته می شود، حذف شده و کمد ها به صورت ریلی و به راحتی جابه جا می شوند. زمانی که مسئول بایگانی احتیاج به دسترسی به کاغذ ها و اسناد و مدارک را داشته باشد، کافیست با استفاده از ریموت کنترل کشوی آن بخش را بیرون کشیده و مدرک مورد نظر را بیرون بیاورد.

همچنین در سیستم های لمسی و صفحه نمایشگر می تواند با یک لمس بخش مورد نظر را انتخاب کرده و به پرونده ی مدنظر خود دسترسی پیدا کند. برخی از سیستم ها با استفاده از دستگیره هایی که بر روی کمد ها تعبیه شده اند باز و بسته می شوند که در این صورت کاربر می بایست به صورت دستی کشوی ریلی را بیرون بکشد و به فایل ها دسترسی پیدا کند.

برای مثال اگر موردی در ردیف سوم طبقه بندی شده باشد، واحد های قفسه بندی از این ردیف به بعد حرکت می کنند تا دسترسی به ردیف سوم برقرار شود. در هر زمان تنها می توان از یک راهرو با دسترسی واحد استفاده کرد، این سیستم طبقه بندی به کاربر این اجازه را می دهد که به راحتی و با استفاده از فایل ریلی در هر واحد میزان اطلاعات بیشتر و با چگالی بالاتر ذخیره سازی کند. ضمن اینکه فضای کمی اشغال می کند و دسترسی به انواع فایل ها و پرونده ها،  همچنین انواع زونکن ها بسیار راحت و سهل تر می شود.

ساختار بایگانی ریلی

امروزه با توجه به ساختار ساده و در عین حال زیبای این سیستم و بایگانی ریلی، بسیاری از شرکت ها خواستار استفاده از این تکنولوژی می باشند. همچنین بسیاری از کتابخانه ها و کتابدار ها نیز امروزه از این سیستم برای ذخیره سازی فایل ها و کتاب های خود بهره می برند.

چرا که بایگانی ریلی کاربرد بیشتر و بهتری به نسبت سایر روش های بایگانی و نگهداری اسناد و کتاب ها است. یکی از دلایل محبوبیت فایل ریلی در بین کتابدار ها قابلیت جستجو در بین فایل ها می باشد. بدین شکل مشتری به راحتی می توان با جستجو در بین کتاب ها، کتابی که مد نظر و مورد علاقه اش می باشد را تنها با فشردن یا لمس کردن یک دکمه انتخاب نموده و به کتابدار اعلام نماید. سپس مسئول کتابخانه به صبر و حوصله کتاب مدنظر مشتری را از فایل ریلی بیرون کشیده و به او تحویل می دهد.

این قفسه ها معمولا از جنس چوب ام دی اف ساخته می شوند و ترکیب چوب و فلز به مقاومت آن ها در برابر سنگینی و ضربه کمک شایانی می نماید.

با توجه به حجم زیادی از کاغذ ها و پرونده ها و همچنین بعضا کتاب هایی که در بایگانی ریلی نگهداری می شود، ساختار کلی آن ها با استفاده از آهن ساخته می شود. این بدان معناست که اسکلت فلزی باعث محکم بودن فایل ریلی خواهد شد و دیگر لازم نیست نگران شکستن آن زیر بار حجم زیادی از کتاب و کاغذ و پرونده باشید.

روکش آن ها ممکن است از انواع چوب های ام دی اف و چوب های ترکیبی با پلیمر ساخته شود. این کار باعث بالا رفتن سطح زیبایی کار شده و به خوبی به استحکام و محکمی این سیستم کمک می کند.

استفاده از این سیستم در شرکت ها و ادارات دولتی و خصوصی باعث زیبایی دو چندان محیط گشته و مرتب بودن محیط را به همراه می آورد. استفاده از بایگانی ریلی به منظور نگهداری اسناد، مدارک، انواع پوشه و زونکن، کتاب و سایر جهیزات باعث طول عمر بالا تر آن ها می شود.

برخی از اسناد ممکن است بسیار حیاتی و باشند و آسیب دیدن آن ها به معنای آسیب رسیدن به بدنه ی مجموعه تلقی می شود؛ بنابراین با توجه به اهمیت نگهداری از برخی اسناد و مدارک، نگهداری آن ها در فایل ریلی نیز از واجبات است. چرا که امنیت این گونه مدارک در بایگانی ریلی به خوبی تضمین می شود.